a) Prioritäten setzen: Die Kunst des Wichtigen vor dem Dringenden

Hast du manchmal das Empfinden, dass ein Großteil deiner Zeit damit verbracht wird, akute Probleme zu bewältigen und von einer Krise zur nächsten zu eilen? Am Ende des Tages fühlst du dich völlig erschöpft und energielos, ohne auf nennenswerte Erfolge hinweisen zu können. Falls deine Antwort auf diese Fragen "Ja" ist, könnte es sein, dass du das Dringende mit dem Wichtigen verwechselst. Der Unterschied zwischen Dringend und Wichtig: Der Begriff "Dringend" verweist auf Aufgaben, die unmittelbare Aufmerksamkeit erfordern und förmlich nach sofortiger Erledigung schreien. Diese Aufgaben setzen uns oft in einen reaktiven Modus, der von einer defensiven, hektischen und eng fokussierten Denkweise geprägt ist. "Wichtige" Aufgaben hingegen sind jene, die zu unserer langfristigen Mission, unseren Werten und unseren Zielen beitragen. Manchmal sind wichtige Aufgaben auch dringend, doch in der Regel zeichnen sie sich durch ihre Langfristigkeit aus. Wenn wir uns auf wichtige Aktivitäten konzentrieren, arbeiten wir in einem proaktiven Modus, der uns ermöglicht, ruhig, rational und offen für neue Möglichkeiten zu bleiben. Der Unterschied zwischen Dringend und Wichtig erscheint auf den ersten Blick intuitiv, doch viele von uns neigen dazu, fälschlicherweise anzunehmen, dass alle dringenden Aktivitäten auch automatisch als wichtig gelten. Diese Neigung könnte auf unsere evolutionäre Vergangenheit zurückzuführen sein, in der kurzfristige Reaktionen oft überlebenswichtig waren. Moderne Technologien, wie 24-Stunden-Nachrichten, Twitter, Facebook und Textnachrichten, bombardieren uns ständig mit Informationen und verstärken diese Neigung weiter. Unsere Technologie erzeugt den Eindruck, dass sämtliche Informationen gleichermaßen dringlich sind. In der heutigen Zeit ist es leicht, die Unterscheidung zwischen dem Wirklich Wichtigen und dem Dringenden aus den Augen zu verlieren. Die Konsequenzen dieser Prioritätsblindheit, betreffen sowohl auf persönlicher als auch auf gesellschaftlicher Ebene. In unserem individuellen Leben führt dies zu Burnout und Stagnation, und auf einer breiteren Ebene ist unsere Kultur nicht in der Lage, die wirklich wichtigen Probleme unserer Zeit zu lösen.

In diesem Abschnitt geht es um das Eisenhower-Prinzip, ein nützliches Werkzeug, um diese Probleme in den Griff zu bekommen. Es basiert auf der Idee, dass Aufgaben in vier Kategorien unterteilt werden können.

Wichtig und dringend

SOFORT SELBST ERLEDIGEN -diese Aufgaben erfordern sofortige Aufmerksamkeit und sollten oberste Priorität haben. Sie sind in der Regel kritisch und haben erhebliche Auswirkungen - Krisen & Probleme aller Art

• Steuertermin
• Partner muss dringend ins Krankenhaus
• Du bekommst einen Anruf von der Schule deines Kindes und du musst zu einem dringenden Gespräch kommen
• Hausarbeiten

Durch eine durchdachte Planung und Organisation können viele Aufgaben aus dieser Gruppe effizienter erledigt oder sogar vermieden werden. Zum Beispiel könntest du anstelle bis zur letzten Minute zu warten, um an einer Seminararbeit zu arbeiten (und sie damit in eine dringende Aufgabe zu verwandeln), deine Zeit so einteilen, dass du die Arbeit bereits eine Woche im Voraus abschließt. Ebenso könntest du, anstatt darauf zu warten, dass in deinem Zuhause etwas kaputt geht und repariert werden muss, einem regelmäßigen Wartungsplan folgen. Obwohl es nicht möglich ist, dringende und wichtige Aufgaben gänzlich zu eliminieren, können wir sie durch eine proaktive Herangehensweise erheblich reduzieren und gleichzeitig mehr Zeit für Gruppe 2-Aktivitäten gewinnen.

Wichtig aber nicht dringend

TERMINIEREN & SELBST ERLEDIGEN - dies sind langfristige Aufgaben, die zwar wichtig sind, aber nicht sofortige Aufmerksamkeit erfordern. Sie sollten dennoch gut geplant und bearbeitet werden - Beziehungen & Freizeit.

• Wertvolle Zeit mit dem Partner & Familie verbringen
• Lebensbereichernde Bücher lesen
• Weiterentwicklung eigener Persönlichkeit
• Meditieren
• Selbstreflexion

Du solltest größtenteils Zeit für Gruppe 2-Aktivitäten aufwenden, da sie langfristige und die einzige echte Zufriedenheit, Erfüllung und Erfolg bieten. Da Gruppe 2-Aktivitäten nicht drängen, neigen wir dazu, sie oft in den Hintergrund unseres Lebens zu verschieben und sagen uns: "Ich werde mich irgendwann darum kümmern, nachdem ich die dringenden Angelegenheiten erledigt habe." Aber dieses "irgendwann" wird nie kommen. Wenn du darauf wartest, die wichtigen Dinge zu tun, bis dein Zeitplan weniger hektisch ist, wird das wahrscheinlich nie passieren. Du wirst immer genauso beschäftigt sein wie jetzt, und im Laufe der Zeit wird das Leben wahrscheinlich noch hektischer, zumindest bis zum Ruhestand. Um die Gewohnheit zu überwinden, die uns daran hindert, uns auf Gruppe 2-Aktivitäten zu konzentrieren, müssen wir unser Leben bewusst und proaktiv gestalten. Du kannst dein Leben nicht im Automatikmodus leben. Du musst bewusst selbst entscheiden: "Ich werde mir Zeit für diese Dinge nehmen, egal was es kostet."

Dringend aber nicht wichtig

AN KOMPETENTE DELEGIEREN - diese Aufgaben sind oft Ablenkungen und sollten nach Möglichkeit delegiert oder minimiert werden, da sie wenig zur Erreichung langfristiger Ziele beitragen. Die meisten Gruppe-3-Aufgaben sind Unterbrechungen durch andere, um ihnen bei der Erfüllung ihrer eigenen Ziele und Prioritäten zu helfen.

• Textnachrichten
• Anrufe
• Mitarbeiter, die während deiner produktivsten Arbeitszeit an deinen Schreibtisch kommen, um dich um einen Gefallen zu bitten

Viele Menschen verbringen Großteile ihrer Zeit mit Gruppe 3-Aufgaben, während sie glauben, dass sie in Gruppe 2 arbeiten. Da Gruppe 3-Aufgaben anderen helfen, vermitteln sie oft ein Gefühl der Wichtigkeit. Darüber hinaus handelt es sich meist um nur greifbare Aufgaben, deren Abschluss ein unmittelbares Gefühl der Befriedigung verleiht. Aber obwohl Gruppe 3-Aufgaben für andere von Bedeutung sind, sind sie nicht zwangsläufig auch für dich von Wichtigkeit. Sie sind an sich nicht schlecht oder falsch, sie sind sogar schön und erfüllend, sollten jedoch in einem ausgewogenen Verhältnis zu deinen Gruppe 2-Aktivitäten stehen. Andernfalls besteht die Gefahr, dass du am Ende viel erledigt hast, jedoch keine Fortschritte in Bezug auf deine eigene Persönlichkeit und Existenz gemacht hast. Dies kann zu persönlicher Frustration und einem gewissen Groll gegenüber anderen Menschen führen. Menschen, die den Großteil ihrer Zeit in dringende, jedoch nicht wichtige Aufgaben investieren, neigen oft dazu, am "Nice Guy Syndrom" zu leiden, indem sie ständig versuchen, anderen auf Kosten ihres eigenen Glücks gerecht zu werden. Es ist empfehlenswert auch wichtig eine Gleichgewicht zu erreichen.

Weder wichtig noch dringend

NICHT BEARBEITEN, IN ,,PAPIERKORB,, WERFEN - diese Aufgaben sollten vermieden oder eliminiert werden, da sie wenig bis gar keinen Nutzen bringen und wertvolle Zeit verschwenden - Zeitverschwender, unwichtige Dinge & Ablenkungen

• soziale Medien
• Fernsehen
• Glücksspiel
• Im Internet surfen
• Einkaufstouren
• Videospiele spielen

Viele Menschen stellen fest, dass sie unverhältnismäßig viel Zeit mit Gruppe 4-Aktivitäten verbringen. Oft erleben sie Momente des Bedauerns, in denen sie nach stundenlangem Surfen im Internet erkennen, dass sie diese Zeit stattdessen dazu hätten nutzen können, ihre Lebensziele zu verfolgen. Gruppe 4-Aktivitäten müssen nicht vollständig aus dem Leben gestrichen werden. Nach einem besonders hektischen und anstrengenden Tag kann es durchaus hilfreich sein, eine halbe Stunde im Internet zu surfen oder eine Lieblingsserie anzusehen, um dem Gehirn eine Pause zu gönnen. Anstatt sich vollständig von nicht dringenden und nicht wichtigen Aufgaben zu befreien, ist es sinnvoll, die Zeit, die auf sie verwendet wird, bewusst zu begrenzen. Ein vernünftiges Ziel könnte sein, höchstens 5% deiner wachen Stunden für solche Aktivitäten zu reservieren.

Zusammenfassung

Wenn du die meiste Zeit damit verbringst, an nicht dringenden, aber wichtigen Aufgaben zu arbeiten, wirst du ein erneutes Gefühl von Ruhe, Kontrolle und Gelassenheit in deinem Leben erfahren. Du wirst feststellen, dass du tatsächlich echte Fortschritte machst. Indem du deine Zeit in die Planung und Organisation von Gruppe 2-Aktivitäten investierst, hast du die Möglichkeit, viele der Krisen und Probleme aus Gruppe 1 zu verhindern und zu bewältigen. Zudem kannst du die Anfragen aus Gruppe 3 mit deinen eigenen Bedürfnissen in Einklang bringen und die Aufgaben aus Gruppe 4 wirklich genießen. Indem du Gruppe 2-Aufgaben zur obersten Priorität machst, wirst du über die geistige, emotionale und physische Stärke verfügen, um positiv statt defensiv auf alle Situationen zu reagieren. Und dies bringt inneren Frieden für jeden :)

b) Die Pomodoro-Technik: Produktivität in Intervallen

Ein oft übersehener Aspekt des Zeitmanagements ist die Bedeutung der Erholung. Die Pomodoro-Technik ist eine Methode, die Produktivität und Kreativität fördert, indem sie Arbeitsintervalle mit kurzen Pausen kombiniert. Arbeiten Sie konzentriert für 25 Minuten an einer Aufgabe, gefolgt von einer 5-minütigen Pause. Nach vier Durchgängen gönnen Sie sich eine längere Pause. Diese Technik fördert nicht nur die Produktivität, sondern hilft auch, Ermüdung und Burnout zu vermeiden.

Beispiel:
Wähle eine Aufgabe, die du erledigen möchtest. Zum Beispiel könnte es das Schreiben eines Berichts sein. Stelle einen Timer auf 25 Minuten ein. Dies wird als eine Pomodoro-Einheit bezeichnet. Beginne mit der Arbeit an der Aufgabe, konzentriere dich ausschließlich darauf und arbeite ununterbrochen für die vollen 25 Minuten. Wenn der Timer klingelt, stoppe sofort die Arbeit, egal wo du gerade stehst. Das ist der Signalpunkt für das Ende einer Pomodoro-Einheit. Mache eine kurze Pause von 5 Minuten. Stehe auf, dehne dich, trinke Wasser oder mache etwas Entspannendes. Nach der Pause beginnst du erneut mit einer weiteren Pomodoro-Einheit von 25 Minuten und arbeitest wieder konzentriert an deiner Aufgabe. Nach vier aufeinanderfolgenden Pomodoro-Einheiten (also nach 4 x 25 Minuten Arbeit) mache eine längere Pause von 15 bis 30 Minuten. Nutze diese Zeit, um dich zu erholen und Energie zu tanken. Wiederhole diese Schritte, bis du die gewünschte Menge an Arbeit erledigt hast. Die Pomodoro-Technik kann dir dabei helfen, produktiver zu arbeiten, indem sie die Arbeitszeit in kleine, fokussierte Einheiten aufteilt und regelmäßige Pausen zur Erholung einplant.

 

c) Delegieren und Nein sagen: Die Macht der Auswahl

Zeitmanagement bedeutet nicht, alles allein zu erledigen. Lernen Sie, Aufgaben zu delegieren, die andere genauso gut erledigen können wie Sie. Zudem ist es wichtig, höflich "Nein" zu sagen, wenn Ihre Zeit bereits ausgeschöpft ist. Ihre Zeit ist kostbar, und indem Sie klug wählen, wofür Sie sie einsetzen, schaffen Sie Raum für die Aufgaben, die wirklich Ihre Fachkompetenz erfordern.

Beispiel:
Wenn Sie feststellen, dass Sie zu viele Aufgaben auf Ihrer Liste haben, überlegen Sie, welche Aufgaben delegiert werden könnten. Wenn Sie in einem Team arbeiten, erkennen Sie die Stärken Ihrer Kollegen oder Familienmitglieder und übertragen Aufgaben entsprechend. Außerdem ist es in Ordnung, "Nein" zu sagen, wenn Sie bereits ausgelastet sind. Zum Beispiel könnten Sie höflich ablehnen, zusätzliche Verantwortung zu übernehmen, wenn Sie wissen, dass es Ihre anderen Aufgaben beeinträchtigen würde.